Komunikacija

Pasiūlymo teikimas

Pavyzdys, kaip aš organizacijos viduje pateikiu idėją truputį pakeisti workflow:

Turiu pasiūlymą atsinaujinti ir mūsų vidinę įmonės komunikaciją padaryti labiau šiuolaikiškesne. Nors dabar naudojamas Skype vis dar yra neblogas sprendimas skambučiams, tačiau komunikacijai organizacijos viduje jau senokai nebėra optimalus variantas. Tenka susidurti, kad žinutės kartais neišssiunčia, failų siuntimo apribojimai, lb neefektyvi paieška ir pan. Nors PM'ams Skype ko gero pilnai atsisakyti nepavyktų, jis sunkiai pakeičiamas, kas liečia bendravimą su klientais, tačiau manau, kad gamyba visiškai nėra pririšta prie vieno konkretaus serviso ir būtų galima pasirinkti labiau tinkamus ir labiau developerių poreikius atitinkančius įrankius. Mūsų industrijoje de facto standartu jau senokai yra tapęs Slack. Jį naudoja ko ne visos IT įmonės ir nesunku suprasti kodėl: -Komandos, projekto ir privatūs chat'ai -Patogi paieška. Galima svarbias žinutes prisisegti, galima matyti visus siųstus failus ar linkus vienoje vietoje, kartu su rūšiavimu pagal siuntėją, failo tipą ar siuntimo laikotarpį -Priminimų sistema. Tiek individualūs priminimai sau, tiek priminimai visai komandai -Integracijos praktiškai su visai servisais: Google Suite, Dropbox, Outlook, Trello, Bitbucket, Invision ir t.t. Keli pvz: pajungus Google Docs gaunami pranešimai, kai klientas parašo naują komentarą. Ar galimybė prisegti failą iš Google Drive ar Dropbox neišeinant iš chat'o -Galimybė kurti koloboracinius postus. Pvz meeting notes, projekto dokumentacija, taisyklės ir pan. -Aktyvus development'as, tad pastoviai gaunami nauji features'ai -Programuotojams: galimybė shareinti code snippets su code highlighting -Ir daugybę kitų features, kaip balsavimai, failo komentarai, mentions, linkų sukūrimas public share'inimui, chat bot'ai užduočių automatizavimui (pvz naujam darbuotojui automatiškai pateikiama įžanginė dokumentacija), chat ekspresyvumui padidinti - giphy ir t.t. Šie privalumai, manau, būtų naudingi visoms grandims - tiek management'ui, tiek ir dizaineriams ir programuotojams. Slack'as yra nemokamas, turi Win, Linux, MacOS klientus, mobilius appsus ir web versiją, tad naudotis juo galėtume visi. Daugiau informacijos apie galimybes: https://smallbiztrends.com/2015/12/slack-use-team.html https://blog.hubstaff.com/slack-project-management-2/ Siūlau palike'inti šį postą tiems, kas norėtų pabandyti, o tuomet management'as galėtų aptarti rezultatus, kad ir pvz sekančio rytinio meet'o metu.

Tikrai nesu koks komunikacijos guru. Žinau, kad visada galima geriau. Pvz. jog būtų sklandžiau, lengviau suprantama. Šiuo atveju galbūt teksto per daug ir dalis žmonių pamatę ilgus paragrafus išjungia jų net neskaitę. Bet manau, kad fundamentaliai panaudoju kelias gal ir neblogas taktikas. Keli pvz.:

  • Pirmiausia supažindinu kur problema yra šiuo metu

  • Tada užbėgu įvykiams už akių numatydamas vieną iš galimų argumentų, kad dėl dalies klientų 100% pereiti į alternatyvas nesigautų, bet argumentuoju, jog visiem kitiem turėti labiau poreikius atitinkančius įrankius būtų patogiau

  • Tuomet pateikiu alternatyvą, akcentuodamas, kad tai jau tapo standartu ir subtiliai pashame'indamas, kad mes kaip ir atsiliekam

  • Pateikiu privalumų sąrašą stengdamasis pailiustruoti, kaip tai palengvintų realias situacijas, kasdienius veiksmus

  • Taipogi pavyzdžiuose pateikiu tokių punktų, kad būtų aktualu ir naudą pamatytų tiek vadybos, tiek gamybos žmonės

  • Iškarto atsakau į natūraliai kylančius klausimus - kiek tai kainuoja ar tai nesukels papildomų problemų

  • Pateikiu keletą šaltinių, jog parodyti, kad tai nėra vien tik mano asmeninė nuomonė ir kad sprendimas išties yra rekomenduotinas ir populiarus

  • Ir paprasta gudrybė: pasiūlau palike'int. Po tokio gan optimistišką vaizdą nupiešiančio įrašo jis support'o įgauna greitai. O tuomet sprendimus priimantys žmonės matydami rezultatus - t.y. kad pasiūlymui dauguma pritaria, kur kas labiau linkusi jį priimti.